Кадровый аудит

Кадровый аудит может быть частью комплекса мероприятий, призванных оценить хозяйственно-финансовую деятельность предприятия (организационно- управленческого аудита), но может проводиться и самостоятельно.

В ходе кадрового аудита определяется уровень соответствия сотрудников занимаемым должностям, оцениваются личностные качества, дается характеристика отдельным работникам. Кроме того, проводя такой аудит, можно выявить существующие в коллективе формальные и неформальные группы, их лидеров, диагностировать социально-психологический климат в организации, создать паспорта рабочих мест и т.д. В результате руководитель может получить массу полезной информации, например: кто является источником напряжения в коллективе, используются ли возможности работников с максимальной полнотой, и вообще, стоит ли их работа тех денег, которые им платят.

Кадровый аудит – независимая (внешняя) оценка кадрового ресурса предприятия.

ПРАВИЛЬНЫЙ ВЫБОР АУДИТОРОВ
На предприятии, особенно небольшом, провести аудит персонала своими силами затруднительно, ведь для этого нужны квалифицированные специалисты, которых нецелесообразно «держать на работе», используя от случая к случаю. Разобраться самим, что мешает эффективной работе коллектива, практически невозможно – причин возникновения «неполадок», связанных с персоналом, может быть множество: от духоты в помещении до потери мотивации у сотрудников. Поэтому для проведения оценки кадров обычно привлекают специалистов извне.

Если решение о необходимости проведения аудита персонала принято, цель этого мероприятия определена, можно приступать к выбору специалистов, которые будут это делать. Чтобы предстоящее мероприятие принесло желаемый эффект, а деньги, вложенные в «оздоровление» предприятия, не оказались напрасной тратой, важно не ошибиться при выборе консультантов.

Есть несколько рекомендаций, выполняя которые можно свести к минимуму вероятность ошибки при выборе аудиторов:

• обзвоните минимум четыре – пять профильных фирм (желательно разного уровня) и постарайтесь получить как можно больше информации о предоставляемом спектре услуг, сравните полученные сведения и постарайтесь выбрать оптимальный вариант по соотношению цены и качества;
• поинтересуйтесь методами работы и предыдущим опытом проведения аудита персонала;
• постарайтесь узнать мнения клиентов о выбранной фирме;
• узнайте, сколько человек будет в группе, которая займется аудитом вашего предприятия, обязательно выяснив при этом, какие именно специалисты будут проводить аудит.

КОГДА ЦЕЛЕСООБРАЗНО ПРОВОДИТЬ
При желании корректировать работу предприятия с помощью оценки персонала можно так часто, как позволяют финансовые возможности владельцев.
Кадровый аудит особенно полезен при:

• покупке предприятия;
• слияния фирм;
• реконструкции системы управления персоналом;
• вливания большого количества новых кадров;
• желания оптимизировать работу филиалов компании;
• решении вопроса о повышении квалификации «старых» сотрудников или привлечении новых работников;
• необходимости сократить штат сотрудников;
• нехватке энтузиазма у сотрудников, которые хронически выполняют свои должностные обязанности «спустя рукава»;
• конфликтной обстановке внутри предприятия, негативно влияющей на бизнес.

После проведенной проверки хорошие «персональные аудиторы» должны выдать заказчику четкий перечень необходимых мер и методик работы с персоналом, выполнение которых с большой вероятностью приведет к разрешению возникшей проблемы.

КТО ПРОВОДИТ АУДИТ ПЕРСОНАЛА
Оценку персонала проводит группа экспертов, имеющих соответственную квалификацию и опыт проведения кадрового аудита. Количество специалистов в группе может колебать от трех до пяти человек в зависимости от планируемого объема работ и их продолжительности.

В группу, осуществляющую аудит персонала, как минимум, должны входить:

• специалист по управлению персоналом – ведущий специалист при проведении кадрового аудита. Это должен быть квалифицированный менеджер по персоналу с опытом работы. На его плечи лягут изучение и анализ структуры управления персоналом, оценка эффективности деятельности сотрудников, оценка квалификации персонала;
• специалист по социальной психологии. Он разрабатывает инструменты сбора информации, проводит глубинные интервью, дает экспертные оценки, анализирует статистические данные;
• специалист по финансам. В его компетенцию входят оценка «стоимости» того или иного сотрудника, анализ организационных процессов, сопоставление их с финансовыми ресурсами организации. В его обязанности входит разработка программы оптимизации штата сотрудников с учетом их функций относительно стоимости их содержания;
• психолог. Он решает множество задач: от составления психологических характеристик отдельных сотрудников до изучения мотивации персонала общего психологического климата на предприятии.

Если деятельность предприятия имеет специфику, то в числе аудиторов должен быть специалист, разбирающийся в ней.
С его помощью составляются тесты для определения профпригодности сотрудников.

ОЧЕНЬ ВАЖНО!
При выборе специалистов учитывайте, что некомпетентно проведенный аудит персонала может нанести вред предприятию и людям, которые на нем работают.
У сотрудников может создаться превратное впечатление, что их собираются сокращать, что за ними шпионят, лезут в душу.

Тревожная обстановка, созданная при неправильно проведенном аудите персонала, еще никому не пошла на пользу.

Прежде чем оценивать работу персонала, следует проверить, правильно ли организована функциональная структура предприятия. Для этого проводится комплексная диагностика, которая включает маркетинговый, финансовый, управленческий аудит, так как часто причиной неэффективной работы сотрудников является неправильная организация производственного процесса и некорректно организованная структура управления предприятием.

При проведении аудита персонала в каждом конкретном случае должен использоваться индивидуальный подход к проблеме. Специалисты разрабатывают индивидуальные программы, комбинируя методы анкетирования, наблюдения, тестирования, используют интервью и фокус-группы.

Но аудит персонала возможен и как самостоятельная единица исследования, когда, например, требуется оценить работу продавцов, диспетчеров, операторов.

КАК ПРОВОДИТСЯ КАДРОВЫЙ АУДИТ
Единого «рецепта» для проведения аудита персонала нет. Субъектов рынка оргконсультирования условно можно поделить на две группы: фирмы – «новаторы» и фирмы-«консерваторы».

Первые стараются использовать нестандартные подходы к выполнению заданий, поставленный заказчиком. Поэтому приемы, которые используются специалистами для получения информации о персонале, могут варьироваться от традиционных «бумажных» тестов и анкет до семинаров и фокус-групп, разработанных в соответствии с последним «писком» консалтинговой моды. Однако большинство заказчиков предпочитают, чтобы консультанты использовали более понятные им приемы.

Фирмы-«консерваторы» обычно применяют стандартный набор методов проведения кадрового аудита. Список используемых инструментов включает тесты, индивидуальные интервью, наблюдение, анкетирование, проведение фокус-групп.

Какой из методов предпочтительнее, однозначно сказать нельзя, так как для проведения одного и того же исследования два аудитора могут использовать абсолютно разные технологии, а полученные данные в итоге будут совпадать. Как правило, при выборе инструментов сбора информации заказчику приходится доверять специалистам.

ЧТО В РЕЗУЛЬТАТЕ ?
Если для украинских предприятий кадровый аудит – пока диковинка, то для работающих в Украине западных компаний с множеством филиалов – привычная процедура. Дело в том, что для головного офиса аудит персонала – едва ли не единственный способ уследить за работой филиалов, разбросанный в других странах. Главная функция аудита в таких организациях – контролирующая.

Отчеты о проведенных аудитах в украинском филиале, для западных топ-менеджеров – это основной источник информации о здешнем персонале. Поэтому кадровый аудит проводится регулярно, как правило, не реже одного раза в год. Сотрудники готовятся к нему загодя, зная наверняка, что после этой процедуры 40-50% специалистов будут переведены на другие должности, причем новое кресло не обязательно будет равнозначно предыдущему. По результатам кадрового аудита любой начальник отдела может стать рядовым сотрудником (с соответствующей зарплатой), а директор департамента или, к примеру, замдиректора всего филиала будет назначен на «почетную» должность руководителя отдела хозяйственного обеспечения. Представьте, что чувствует человек, которого по результатам тестов, мягко говоря, перевели на другую должность, и он стал получать не $2000, а $200. Вполне возможно, что на предыдущем месте работы он взял кредит на квартиру, машину и т.д. Тут и до инфаркта недалеко. Поэтому важно заранее готовить персонал к возможности кадровых перемещений. Чтобы работникам легче было переносить подобные стрессы, в западных компаниях регулярно проводят специальные тренинги.

В большинстве случаев профпригодность сотрудников определяют с помощью тестирования.
Если фирма вкладывает деньги в обучение персонала (оплачивает курсы изучения иностранных языков, заказывает дорогостоящие тренинги, обучает ремеслу за границей и т.д.), у кадровых аудиторов появляется еще одна задача – они должны выяснить, пошли впрок вложенные в развитие персонала деньги или нет.

С этой целью во время проведения кадрового аудита сотрудникам устраивают проверку полученных знаний и навыков. Если результаты «экзамена» не устраивают руководителей, сотруднику придется возместить организации стоимость своего обучения на тренингах, семинарах, курсах иностранных языков. Вполне возможно, что в дальнейшем работника пожизненно будут «мариновать» на незначительных должностях, как неперспективного и неспособного к обучению.

Источник : Бюро Управленческого Консультирования